Con motivo de la emergencia sanitaria por el Covid-19 el Centro de Innovación en Organización Industrial (CINOI) de la Universidad de Montevideo realizó un manual de buenas prácticas para implementar o mejorar el teletrabajo en las empresas, y abarca plataformas digitales, tips para aplicar rápidamente la estrategia y recomendaciones para el equipo de trabajo.

Plataformas para trabajar a distancia:
Existen varias plataformas con versiones gratuitas para poder hacer videollamadas, intercambiar archivos y compartir pantalla de forma online. Dentro de las plataformas que el CINOI recomienda se encuentran Jitsi Meet, Microsoft Teams, Zoom, Skype, Join.me y Google hangouts.

Recomendaciones para aplicar rápidamente el teletrabajo:
El CINOI realizó un listado de nueve iniciativas que ayudan a mejorar la organización y ejecución del teletrabajo. Primero, se debe informar a los clientes, vendedores y socios de esta nueva política de trabajo, además de los cambios que se estén dando en la empresa. 

Segundo, se debe involucrar tanto a los managers como al resto del equipo en la búsqueda de soluciones prácticas para el teletrabajo en el negocio. 

Tercero, corroborar que los trabajadores tengan las herramientas necesarias, tales como la computadora (y su cargador), auriculares con micrófono y buena disponibilidad de internet en sus casas. Si no las tienen, la empresa debe platearse si es rentable para esta situación de emergencia comprarlas o encontrar una forma de que las tengan.

Cuarto, es necesario encontrar una plataforma para que los trabajadores se comuniquen, como las mencionadas con anterioridad. Quinto, buscar la manera de que el personal acceda a los archivos que necesitan para hacer sus labores. Preferentemente puede ser a través de servicios en la nube como Google Drive o One Drive. Si esto no es posible, se debe lograr que tengan en sus computadoras o en dispositivos externos de almacenamiento la información o documentos necesarios para trabajar de forma eficiente. Sexto, se requiere capacitar al personal en el manejo de todas las herramientas nuevas que se incorporen y realizar entrenamientos. Además, es necesario establecer un horario de oficina virtual en el que todos estén disponibles para consultas o reuniones.

En séptimo lugar, se requiere ser más flexible, entender y confiar en los trabajadores, generar empatía. En complemento, una buena práctica es documentar y comunicar todas las decisiones que se tomen durante esta etapa. Finalmente, es recomendable investigar y desarrollar políticas sobre la seguridad y privacidad de los datos e información que se maneja en el trabajo.

Recomendaciones para el equipo de trabajo:
El CINOI propone establecer un horario de trabajo que se asemeje al presencial de la oficina, incluyendo los cortes preestablecidos para el almuerzo y descanso. Respecto al lugar físico, se debe encontrar un espacio adecuado con todas las herramientas de trabajo necesarias al alcance.

Sin dudas, la buena relación con los compañeros es fundamental para el trabajo en equipo, y su clave es mantener la comunicación fluida.

Respecto a la organización del trabajo, el CINOI recomienda usar el calendario de la plataforma preferida, reservar horas del día para trabajar específicamente en ciertas tareas y llevar a cabo una reunión breve a través de una videollamada al comienzo del día con el equipo, para saber qué está haciendo el resto de los compañeros y si necesitan auxilio en alguna tarea.